Tietosuojaseloste

Palvelun tarjoaa Venora Oy (y-tunnus 3649586-9), Torpantie 82 B, 90230 Oulu. Tietosuoja-asioissa yhteydenotot: info@kiwiapp.fi.

Kiwi on rekisterinpitäjä niiden tietojen osalta, jotka koskevat alustan käyttäjää eli valmentajaa. Valmentajan omien valmennusasiakkaiden tiedoissa rekisterinpitäjä on valmentaja, ja Kiwi käsittelee näitä tietoja hänen lukuunsa käsittelijänä. Valmentaja vastaa siitä, että hänellä on peruste käsitellä asiakkaidensa tietoja ja että hän kertoo asiakkailleen käsittelystä.

Osa Kiwi-sovelluksen käyttäjistä käyttää sovellusta ilman valmentajaa. Heidän omista kirjauksistaan rekisterinpitäjä on Kiwi, ja käsittely perustuu sopimukseen sovelluksen käytöstä.

Valmentajan lukuun tehtävästä käsittelystä on sovittu erillisessä henkilötietojen käsittelysopimuksessa, joka on käyttöehtojen erottamaton osa.

Valmentajasta käsittelemme seuraavia tietoja:

• Nimi ja sähköpostiosoite sekä salasanan salattu tiiviste.
• Tilaustiedot: valittu paketti, kokeilun ja laskutuskauden ajankohdat sekä maksutapahtumien tunnisteet. Korttitietoja ei tallenneta alustalle, vaan ne käsittelee maksunvälittäjä.
• Palvelun käyttöön liittyvät tekniset lokitiedot, kuten kirjautumisten ajankohdat ja virhetilanteet.
• Yhteydenotot tukeen.

Valmentajan lukuun käsittelemme hänen valmennusasiakkaistaan niitä tietoja, jotka valmentaja tai asiakas itse alustalle kirjaa:

• Perustiedot: nimi, sähköposti, puhelinnumero, syntymävuosi ja sukupuoli.
• Valmennuksen lähtötiedot: pituus, paino, tavoitteet, taustatiedot ja valmentajan muistiinpanot.
• Edistymisen seuranta: mittaukset, kehonkoostumusluvut, edistymiskuvat sekä viikkoraporttien vastaukset.
• Treeni- ja ravintokirjaukset: tehdyt sarjat, toistot ja painot, ruokapäiväkirja sekä päivittäiset tavat kuten askeleet, uni ja vesi.
• Laitteen terveystiedot, jos asiakas on antanut niihin luvan: askeleet, uni, leposyke ja syketaajuuden vaihtelu.
• Valmentajan ja asiakkaan väliset viestit liitteineen, kuten kuvat, videot ja ääniviestit.

Osa näistä tiedoista on terveyteen liittyviä tietoja, joita tietosuoja-asetus pitää erityisenä henkilötietoryhmänä. Valmentaja vastaa siitä, että hänellä on asiakkaan nimenomainen suostumus tai muu lainmukainen peruste tällaisten tietojen käsittelyyn.

Ilman valmentajaa sovellusta käyttävistä käsittelemme seuraavia tietoja:

• Sähköpostiosoite, salasanan salattu tiiviste ja sovelluksen asetukset.
• Tilaustiedot sovelluskaupasta: tilauksen tila, voimassaolo ja kaupan antamat tunnisteet. Kauppa vastaa maksamisesta, eikä sovellus näe maksuvälineitä.
• Omat kirjaukset: treenit, ateriat, paino, mittaukset ja askeleet.
• Viestit tukeen sovelluksen chatissa.

Jos käyttäjä antaa siihen erikseen luvan, sovellus lukee laitteen terveystiedoista (Apple Health tai Health Connect) seuraavat tiedot:

• Paino.
• Askelmäärä päivää kohti.
• Uni: nukutut tunnit, nukkumaanmenon ja heräämisen kellonaika sekä laitteen tunnistamat unen vaiheet.
• Leposyke päivää kohti.
• Syketaajuuden vaihtelu päivää kohti sekä se, minkä suureen laite siitä ilmoittaa.

Tiedot tulevat laitteen omasta terveyssovelluksesta, johon puhelin tai käyttäjän rannelaite ne kirjaa. Lupa kysytään erikseen jokaiselle tietolajille, eikä sovellus lue muita terveystietoja. Lukeminen on vapaaehtoista, luvan voi perua laitteen asetuksista, eikä sovellus kirjoita terveystietoja takaisin laitteelle. Näitä tietoja käytetään vain edistymisen näyttämiseen käyttäjälle itselleen ja hänen omalle valmentajalleen. Unen vaiheet tallennetaan, mutta niitä ei näytetä kummallekaan. Tietoja ei käytetä markkinointiin, eikä niitä luovuteta mainostarkoituksiin.

• Palvelun tuottaminen ja sopimuksen täyttäminen: käyttäjätilit, valmennuksen sisällöt, viestintä ja laskutus.
• Lakisääteiset velvoitteet: kirjanpito ja verotus.
• Oikeutettu etu: palvelun tekninen ylläpito, tietoturva, väärinkäytösten estäminen ja asiakastuki.
• Suostumus: laitteen terveystietojen lukeminen. Sovellus lukee ne vasta kun käyttäjä on antanut luvan, ja luvan voi perua laitteen asetuksista milloin tahansa.

Emme käytä valmennusasiakkaiden tietoja omiin tarkoituksiimme emmekä markkinointiin. Emme myy tietoja eteenpäin emmekä luovuta niitä mainostarkoituksiin.

Tiedot saadaan valmentajalta itseltään, hänen alustalle kirjaamistaan asiakastiedoista sekä asiakkaan omista kirjauksista Kiwi-sovelluksessa. Lisäksi kohdassa 2 luetellut terveystiedot saadaan käyttäjän oman laitteen terveyssovelluksesta silloin kun hän on antanut siihen luvan. Emme kerää tietoja muista ulkopuolisista lähteistä.

Käytämme alihankkijoita, jotka käsittelevät tietoja puolestamme sopimuksen nojalla. Alihankkijat toimivat näissä tehtävissä:

• Tietokanta, tunnistautuminen ja tiedostojen säilytys. Palvelimet sijaitsevat EU:n alueella.
• Palvelun tekninen ajoympäristö ja julkaisu. Palvelimet sijaitsevat EU:n alueella.
• Maksujen ja tilausten välitys. Maksunvälittäjä vastaa korttitiedoista, joita alusta ei koskaan näe.
• Sähköpostien lähetys, kuten kutsut ja salasanan palautukset.
• Push-ilmoitusten välitys mobiilisovellukseen. Palvelu toimii Yhdysvalloissa.
• Sovelluksen jakelu ja push-ilmoitusten toimitus laitteelle sovelluskauppojen kautta, kun asiakas käyttää mobiilisovellusta.
• Valmentajan tuoman tiedoston lukeminen kielimallilla, kun valmentaja siirtää ohjelman, ruokavalion tai asiakaslistan toiselta alustalta. Tiedosto lähetetään vain lukemista varten eikä sitä säilytetä lukemisen jälkeen. Palvelu toimii Yhdysvalloissa.

Kerromme käyttämiemme alihankkijoiden nimet pyynnöstä. Pyynnön voi lähettää osoitteeseen info@kiwiapp.fi.

Osa palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Näissä tapauksissa siirto perustuu Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin tai muuhun asetuksen sallimaan suojatoimeen. Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää.

• Valmentajan tili ja siihen liittyvät tiedot säilytetään niin kauan kuin tili on voimassa. Tilin päättymisen jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan viimeistään kuuden kuukauden kuluessa.
• Alustalta poistetut asiakkaat, ohjelmat ja ruokavaliot säilyvät roskakorissa 30 päivää, minkä jälkeen ne poistetaan lopullisesti.
• Kirjanpitoaineisto, kuten laskut ja maksutapahtumat, säilytetään kirjanpitolain vaatimat kuusi vuotta.
• Sovelluksen käyttäjä voi poistaa tilinsä itse sovelluksessa, jolloin tiedot poistetaan poistosivulla kuvatulla tavalla.

Valmentaja voi poistaa yksittäisen asiakkaan tiedot alustalta milloin tahansa.

Sovelluksen käyttäjälle poiston vaiheet on kuvattu sivulla tilin ja tietojen poisto.

Sinulla on oikeus:

• Saada tietää, käsitelläänkö tietojasi, ja saada kopio tiedoistasi.
• Pyytää virheellisen tiedon oikaisua tai tiedon poistamista.
• Rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä.
• Saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle palveluntarjoajalle.
• Peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Pyynnöt lähetetään osoitteeseen info@kiwiapp.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos olet valmentajan valmennusasiakas, ohjaamme pyyntösi omalle valmentajallesi, koska hän on tietojesi rekisterinpitäjä.

Jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

Yhteydet salataan, ja pääsy tietoihin on rajattu tietokantatasolla niin, että valmentaja näkee vain omat asiakkaansa ja asiakas vain omat tietonsa. Salasanoja ei tallenneta selkokielisenä. Henkilöstön pääsy tietoihin on rajattu siihen, mitä palvelun ylläpito ja tuki edellyttävät. Ylläpitomme voi tukitilanteissa lukea valmentajan ja asiakkaan tietoja, mutta ei muuttaa niitä. Ainoa poikkeus on asiakkaan siirto toiselle valmentajalle, jonka ylläpito tekee vain valmentajan pyynnöstä tai, jos valmentajan tili on suljettu, asiakkaan pyynnöstä. Siirrosta ilmoitetaan molemmille valmentajille. Pääsy vaatii kaksivaiheisen tunnistautumisen, ja jokainen tarkastelu ja siirto kirjataan.

Käytämme vain palvelun toiminnalle välttämättömiä evästeitä: kirjautumisistunnon ylläpito ja käyttöliittymän tilan muistaminen. Emme käytä seuranta-, analytiikka- tai mainosevästeitä emmekä jaa tietoja mainosverkoille. Siksi sivustolla ei ole evästebanneria.

Kehitämme palvelua jatkuvasti, joten tätä selostetta voidaan päivittää. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme valmentajille sähköpostilla tai alustalla. Sivun yläreunassa näkyy viimeisin päivityspäivä.