Tietosuojaseloste

Palvelun tarjoaa Venora Oy (y-tunnus 3649586-9), Torpantie 82 B, 90230 Oulu. Tietosuoja-asioissa yhteydenotot: info@kiwiapp.fi.

Kiwi on rekisterinpitäjä niiden tietojen osalta, jotka koskevat alustan käyttäjää eli valmentajaa. Valmentajan omien valmennusasiakkaiden ja hänen valmennuksestaan kiinnostuneiden henkilöiden tiedoissa rekisterinpitäjä on valmentaja, ja Kiwi käsittelee näitä tietoja hänen lukuunsa käsittelijänä. Valmentaja vastaa siitä, että hänellä on peruste käsitellä asiakkaidensa tietoja ja että hän kertoo asiakkailleen käsittelystä.

Osa Kiwi-sovelluksen käyttäjistä käyttää sovellusta ilman valmentajaa. Heidän omista kirjauksistaan rekisterinpitäjä on Kiwi, ja käsittely perustuu sopimukseen sovelluksen käytöstä.

Kun henkilö ostaa valmentajan sivulta valmisohjelman, ravinto-ohjelman tai reseptikirjan, oston tietojen rekisterinpitäjä on ohjelman myyjä eli valmentaja, ja Kiwi käsittelee niitä hänen lukuunsa. Kiwi on rekisterinpitäjä maksukortin tallennuksen, sovellustilauksen, sovelluksen käyttäjätilin ja ostajan omien kirjausten osalta, koska sovellustilauksen myyjä on Kiwi.

Valmentajan lukuun tehtävästä käsittelystä on sovittu erillisessä henkilötietojen käsittelysopimuksessa, joka on käyttöehtojen erottamaton osa.

Valmentajasta käsittelemme seuraavia tietoja:

• Nimi ja sähköpostiosoite sekä salasanan salattu tiiviste.
• Tilaustiedot: valittu paketti, kokeilun ja laskutuskauden ajankohdat sekä maksutapahtumien tunnisteet. Korttitietoja ei tallenneta alustalle, vaan ne käsittelee maksunvälittäjä.
• Palvelun käyttöön liittyvät tekniset lokitiedot, kuten kirjautumisten ajankohdat, virhetilanteet ja sivujen avautumiseen kulunut aika (kohta 9).
• Yhteydenotot tukeen.

Valmentajan lukuun käsittelemme hänen valmennusasiakkaistaan niitä tietoja, jotka valmentaja tai asiakas itse alustalle kirjaa:

• Perustiedot: nimi, sähköposti, puhelinnumero, syntymävuosi ja sukupuoli.
• Valmennuksen lähtötiedot: pituus, paino, tavoitteet, taustatiedot ja valmentajan muistiinpanot.
• Edistymisen seuranta: mittaukset, kehonkoostumusluvut, edistymiskuvat sekä viikkoraporttien vastaukset.
• Treeni- ja ravintokirjaukset: tehdyt sarjat, toistot ja painot, ruokapäiväkirja sekä päivittäiset tavat kuten askeleet, uni ja vesi.
• Laitteen terveystiedot, jos asiakas on antanut niihin luvan: askeleet, uni, leposyke ja syketaajuuden vaihtelu.
• Materiaalien käyttö: mitkä valmentajan jakamat materiaalit asiakas on avannut tai merkinnyt käydyiksi, ja vastaukset kurssin kysymyksiin.
• Valmentajan ja asiakkaan väliset viestit liitteineen, kuten kuvat, videot ja ääniviestit.

Valmentajan lukuun käsittelemme myös henkilöistä, jotka ottavat valmentajaan yhteyttä, hakevat valmennukseen, varaavat ajan tai ostavat valmentajan palvelun valmentajan sivulta:

• Yhteystiedot: nimi, sähköposti, puhelinnumero ja sosiaalisen median käyttäjänimi sen mukaan, mitä henkilö antaa tai valmentaja kirjaa.
• Hakemus: vastaukset valmentajan kysymyksiin, vapaamuotoinen viesti, toivottu yhteydenottotapa ja mistä henkilö kuuli valmentajasta.
• Ajanvaraus: varattu aika, tapaamisen tapa (video tai puhelu), yhteystiedot vahvistusta ja muistutuksia varten sekä varauksen tila.
• Ostot: ostettu palvelu, maksun tila ja summa. Korttitiedot käsittelee maksunvälittäjä.
• Tilauksen ja ehtojen hyväksyntä: ajankohta, IP-osoite ja selaimen tunniste, jotka tallennetaan kassalla ja tarjouksella todisteeksi siitä, kuka hyväksyi minkä ehdot ja milloin.
• Yhteydenpidon vaiheet: valmentajan merkinnät, yhteydenoton tila ja tapahtumat.
• Yhteydenottokielto: jos henkilö pyytää, ettei häneen oteta enää yhteyttä, hänen yhteystiedostaan tallennetaan tunnistamaton tiiviste, jotta kielto pysyy voimassa.

Osa näistä tiedoista on terveyteen liittyviä tietoja, joita tietosuoja-asetus pitää erityisenä henkilötietoryhmänä. Valmentaja vastaa siitä, että hänellä on asiakkaan nimenomainen suostumus tai muu lainmukainen peruste tällaisten tietojen käsittelyyn.

Ilman valmentajaa sovellusta käyttävistä käsittelemme seuraavia tietoja:

• Sähköpostiosoite, salasanan salattu tiiviste ja sovelluksen asetukset.
• Omat kirjaukset: treenit, ateriat, paino, mittaukset ja askeleet.
• Valmisohjelman ostajasta: ostettu ohjelma ja sen kopio, sovellustilauksen tila, sovellustilauksen ehtojen hyväksynnän ajankohta, IP-osoite ja selaimen tunniste sekä maksunvälittäjän antamat tunnisteet kortin välityksestä ja sovellustilauksesta, jonka myyjä on Kiwi. Korttitiedot käsittelee maksunvälittäjä, eikä Kiwi näe niitä. Ohjelman myyjä käsittelee oston tiedot (nimi, sähköposti ja osto) omana rekisterinpitäjänään, mutta ei näe ostajan kirjauksia eikä sovellustilausta.
• Viestit tukeen sovelluksen chatissa.

Jos käyttäjä antaa siihen erikseen luvan, sovellus lukee laitteen terveystiedoista (Apple Health tai Health Connect) seuraavat tiedot:

• Paino.
• Askelmäärä päivää kohti.
• Uni: nukutut tunnit, nukkumaanmenon ja heräämisen kellonaika sekä laitteen tunnistamat unen vaiheet.
• Leposyke päivää kohti.
• Syketaajuuden vaihtelu päivää kohti sekä se, minkä suureen laite siitä ilmoittaa.

Tiedot tulevat laitteen omasta terveyssovelluksesta, johon puhelin tai käyttäjän rannelaite ne kirjaa. Lupa kysytään erikseen jokaiselle tietolajille, eikä sovellus lue muita terveystietoja. Lukeminen on vapaaehtoista, luvan voi perua laitteen asetuksista, eikä sovellus kirjoita terveystietoja takaisin laitteelle. Näitä tietoja käytetään vain edistymisen näyttämiseen käyttäjälle itselleen ja hänen omalle valmentajalleen. Unen vaiheet tallennetaan, mutta niitä ei näytetä kummallekaan. Tietoja ei käytetä markkinointiin, eikä niitä luovuteta mainostarkoituksiin.

• Palvelun tuottaminen ja sopimuksen täyttäminen: käyttäjätilit, valmennuksen sisällöt, viestintä ja laskutus.
• Lakisääteiset velvoitteet: kirjanpito ja verotus.
• Oikeutettu etu: palvelun tekninen ylläpito, nopeuden valvonta, tietoturva, väärinkäytösten estäminen ja asiakastuki.
• Suostumus: laitteen terveystietojen lukeminen. Sovellus lukee ne vasta kun käyttäjä on antanut luvan, ja luvan voi perua laitteen asetuksista milloin tahansa.

Emme käytä valmennusasiakkaiden tietoja omiin tarkoituksiimme emmekä markkinointiin. Emme myy tietoja eteenpäin emmekä luovuta niitä mainostarkoituksiin.

Tiedot saadaan valmentajalta itseltään, hänen alustalle kirjaamistaan asiakastiedoista, asiakkaan omista kirjauksista Kiwi-sovelluksessa sekä henkilöiltä itseltään, kun he täyttävät valmentajan sivulla hakemuksen, varaavat ajan tai ostavat palvelun. Lisäksi kohdassa 2 luetellut terveystiedot saadaan käyttäjän oman laitteen terveyssovelluksesta silloin kun hän on antanut siihen luvan. Jos valmentaja yhdistää ajanvarauksen kalenteriinsa, hänen varatut aikansa saadaan hänen Google- tai iCloud-kalenteristaan (kohta 10). Muista ulkopuolisista lähteistä emme kerää tietoja.

Käytämme alihankkijoita, jotka käsittelevät tietoja puolestamme sopimuksen nojalla. Alihankkijat toimivat näissä tehtävissä:

• Tietokanta, tunnistautuminen ja tiedostojen säilytys. Palvelimet sijaitsevat EU:n alueella.
• Palvelun tekninen ajoympäristö ja julkaisu. Palvelimet sijaitsevat EU:n alueella.
• Maksujen ja tilausten välitys. Maksunvälittäjä vastaa korttitiedoista, joita alusta ei koskaan näe.
• Sähköpostien lähetys, kuten kutsut ja salasanan palautukset.
• Push-ilmoitusten välitys mobiilisovellukseen. Palvelu toimii Yhdysvalloissa.
• Sovelluksen jakelu ja push-ilmoitusten toimitus laitteelle sovelluskauppojen kautta, kun asiakas käyttää mobiilisovellusta.
• Valmentajan tuoman tiedoston lukeminen kielimallilla, kun valmentaja siirtää ohjelman, ruokavalion tai asiakaslistan toiselta alustalta. Tiedosto lähetetään vain lukemista varten, eikä sillä opeteta mitään. Palveluntarjoaja voi säilyttää sitä lyhyen ajan väärinkäytön estämiseksi, ja se voidaan käsitellä myös EU:n ulkopuolella.

Kerromme käyttämiemme alihankkijoiden nimet pyynnöstä. Pyynnön voi lähettää osoitteeseen info@kiwiapp.fi.

Osa palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Näissä tapauksissa siirto perustuu Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin tai muuhun asetuksen sallimaan suojatoimeen. Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää.

• Valmentajan tili ja siihen liittyvät tiedot säilytetään niin kauan kuin tili on voimassa. Tilin päättymisen jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan viimeistään kuuden kuukauden kuluessa.
• Alustalta poistetut asiakkaat, ohjelmat ja ruokavaliot säilyvät roskakorissa 30 päivää, minkä jälkeen ne poistetaan lopullisesti.
• Valmennuksesta kiinnostuneen henkilön, josta ei tullut asiakasta, nimi, yhteystiedot, hakemus, merkinnät ja varausten yhteystiedot poistetaan, kun valmentaja poistaa hänet tai kun hänestä ei ole ollut tapahtumia 12 kuukauteen. Ajankohdat ja tila jäävät ilman henkilötietoja tilastoja varten.
• Kirjanpitoaineisto, kuten laskut ja maksutapahtumat, säilytetään kirjanpitolain vaatimat kuusi vuotta.
• Kohdassa 9 kuvatut nopeusmittauksen tiedot poistetaan 45 päivän kuluttua ja merkinnät uusien ominaisuuksien kokeilusta 90 päivän kuluttua.
• Sovelluksen käyttäjä voi poistaa tilinsä itse sovelluksessa, jolloin tiedot poistetaan poistosivulla kuvatulla tavalla.

Valmentaja voi poistaa yksittäisen asiakkaan tiedot alustalta milloin tahansa.

Sovelluksen käyttäjälle poiston vaiheet on kuvattu sivulla tilin ja tietojen poisto.

Sinulla on oikeus:

• Saada tietää, käsitelläänkö tietojasi, ja saada kopio tiedoistasi.
• Pyytää virheellisen tiedon oikaisua tai tiedon poistamista.
• Rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä.
• Saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle palveluntarjoajalle.
• Peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Pyynnöt lähetetään osoitteeseen info@kiwiapp.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos olet valmentajan valmennusasiakas, ohjaamme pyyntösi omalle valmentajallesi, koska hän on tietojesi rekisterinpitäjä.

Jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

Yhteydet salataan, ja pääsy tietoihin on rajattu tietokantatasolla niin, että valmentaja näkee vain omat asiakkaansa ja asiakas vain omat tietonsa. Salasanoja ei tallenneta selkokielisenä. Henkilöstön pääsy tietoihin on rajattu siihen, mitä palvelun ylläpito ja tuki edellyttävät. Ylläpitomme voi tukitilanteissa lukea valmentajan ja asiakkaan tietoja, mutta ei muuttaa niitä. Ainoa poikkeus on asiakkaan siirto toiselle valmentajalle, jonka ylläpito tekee vain valmentajan pyynnöstä tai, jos valmentajan tili on suljettu, asiakkaan pyynnöstä. Siirrosta ilmoitetaan molemmille valmentajille. Pääsy vaatii kaksivaiheisen tunnistautumisen, ja jokainen tarkastelu ja siirto kirjataan.

Käytämme vain palvelun toiminnalle välttämättömiä evästeitä: kirjautumisistunnon ylläpito ja käyttöliittymän tilan muistaminen. Emme käytä seuranta-, analytiikka- tai mainosevästeitä emmekä jaa tietoja mainosverkoille. Siksi sivustolla ei ole evästebanneria.

Maksusivuilla eli valmentajan sivun kassalla ja maksunvälittäjän omalla maksusivulla maksunvälittäjä Stripe asettaa omia evästeitään ja lukee laitteen ja selaimen tietoja. Niitä käytetään petosten ja kortin väärinkäytön estämiseen sekä maksun turvaamiseen, eli ne ovat välttämättömiä maksun käsittelylle. Niitä ei käytetä mainontaan. Stripe käsittelee nämä tiedot omana rekisterinpitäjänään oman tietosuojaselosteensa mukaan.

Valmentajan sivulle upotettu YouTube- tai Vimeo-video latautuu vasta kun painat sitä. Ennen sitä sivu ei ota yhteyttä videopalveluun. Toiston alettua palvelu voi käsitellä tietojasi omien ehtojensa mukaan.

Julkisten sivujen kävijämääriä mittaamme omalla tilastoinnilla, joka ei käytä evästeitä eikä tallenna selaimeesi mitään. Tilastoon kirjautuu avattu sivu, sivusto jolta tulit, laitteen tyyppi, maa ja se mitä sivulla painettiin. Kävijät erotetaan toisistaan tunnisteella, joka lasketaan IP-osoitteesta ja selaimen tiedoista ja vaihtuu joka päivä. IP-osoitetta ei tallenneta, eikä tunnisteesta voi päätellä kuka olet tai yhdistää käyntejä eri päiviltä. Tiedot pysyvät omassa tietokannassamme. Jos selaimessasi on päällä pyyntö olla seuraamatta, käyntiäsi ei tilastoida lainkaan.

Kun olet kirjautunut alustalle, mittaamme palvelun nopeutta. Jokaisesta sivunvaihdosta tallentuu käyttäjätunnuksesi, ajankohta, avatun sivun osoite ilman asiakkaiden tai muiden kohteiden tunnisteita, sivun avautumiseen kulunut aika sekä tekniset tiedot kuten selainikkunan leveys ja alustan versio. Tarkoitus on valvoa alustan nopeutta ja löytää hitaat sivut, ja käsittely perustuu oikeutettuun etuumme. Laitteellesi ei tallenneta mittausta varten evästettä eikä muuta tunnistetta, vaan tieto liitetään tunnukseesi kirjautumisen perusteella. Tietoja näkee vain ylläpitomme, ja ne poistetaan 45 päivän kuluttua.

Jos tilisi on mukana kokeilemassa uusia ominaisuuksia ennen niiden julkaisua kaikille, kirjaamme lisäksi tunnuksesi, päivämäärän ja ominaisuuden nimen, kun avaat sivun jolla kokeiltava ominaisuus on käytössä. Näin näemme, onko ominaisuutta ehditty kokeilla ennen kuin se avataan kaikille. Merkinnän näkee vain ylläpitomme, ja se poistetaan 90 päivän kuluttua.

Valmentaja voi yhdistää ajanvarauksen omaan Google- tai iCloud-kalenteriinsa. Yhteys on vapaaehtoinen, valmentaja avaa sen itse, ja sen voi katkaista ajanvarauksen asetuksista milloin tahansa. Yhteys tekee kolme asiaa:

• Lukee varatut ajat, jotta varaussivu ei tarjoa aikoja, joihin valmentajalla on jo menoa. Tallennamme vain varattujen aikojen alku- ja loppuhetken. Googlesta luetaan pelkät varatut ajat. iCloud antaa tapahtumat kokonaisina, joten niistä poimitaan alku ja loppu, ja muu sisältö, kuten otsikko, kuvaus, paikka ja osallistujat, hylätään tallentamatta.
• Kirjoittaa vahvistetut varaukset valmentajan kalenteriin omaan Kiwi-nimiseen kalenteriin: varattavan ajan nimi, varaajan nimi, ajankohta sekä videolinkki. Google-kalenterissa videoajalle luodaan Google Meet -linkki. Muihin kalentereihin Kiwi ei kirjoita, eikä se muuta tai poista niiden tapahtumia.
• Säilyttää kirjautumistiedon: Googlen myöntämän pääsyoikeuden tai iCloudin sovelluskohtaisen salasanan. Ne tallennetaan salattuina, ja niitä käytetään vain tähän yhteyteen. Google- tai Apple-tilin omaa salasanaa Kiwi ei näe eikä tallenna.

Kalenteritietoja käytetään vain ajanvarauksen toimintaan. Niitä ei käytetä mainontaan, ei myydä eikä luovuteta eteenpäin, eikä niillä opeteta tekoälymalleja. Ylläpitomme ei lue niitä, ellei valmentaja pyydä apua yhteyden ongelmaan tai laki sitä edellytä.

Kun yhteys katkaistaan, Kiwi poistaa tallennetut varatut ajat ja kirjautumistiedon, ja Googlen pääsyoikeus perutaan Googlelta. iCloudin sovelluskohtaisen salasanan voi lisäksi poistaa Apple-tilin asetuksista. Kiwi-kalenteri ja siihen jo kirjoitetut varaukset jäävät valmentajan kalenteriin, ja hän voi poistaa ne itse.

Kiwin tapa käyttää Googlen rajapinnoista saatuja tietoja ja siirtää niitä muihin sovelluksiin noudattaa Googlen API-palvelujen käyttäjätietokäytäntöä (Google API Services User Data Policy), mukaan lukien sen rajoitetun käytön vaatimukset (Limited Use requirements).

Kehitämme palvelua jatkuvasti, joten tätä selostetta voidaan päivittää. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme valmentajille sähköpostilla tai alustalla. Sivun yläreunassa näkyy viimeisin päivityspäivä.